Pengelolaan Arsip

 

Hampir setiap manusia yang hidup dimuka bumi ini memiliki arsip, selain di perkantoran, di rumahpun masing-masing individu memiliki arsip secara pribadi, sebagai contoh adalah Ijasah Sekolah, Buku Nikah, sertifikat rumah, ijasah, akta kelahiran, KTP, SIM, STNK dan lain-lain.

Di setiap perkantoran, arsip merupakan suatu hal yang sangat penting. Oleh karena itu sangat perlu dilakukan pengelolaan arsip secara baik agar ketika suatu saat dibutuhkan akan lebih mudah untuk mencari. Dalam hal ini, kementerian/Lembaga Pemerintah maupun BUMN tentu telah membuat peraturan-peraturan dalam pengelolaan kearsipan.

Pengelolaan kearsipan adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip (life cycle of a records) yang terdiri dari fase: penciptaan dan penerimaan (creation and receipt); pendistribusian (distribution); penggunaan (use); pemeliharaan (maintenance) dan penyusutan.

Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan menjelaskan, bahwa Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan: penciptaan arsip; penggunaan arsip; pemeliharaan arsip; dan penyusutan arsip.

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip ada tiga macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis dan arsip terjaga dimana masing-masing jenis arsip tersebut memerlukan pengelolaan yang berbeda

A. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Arsip Dinamis memerlukan pengelolaan yang baik sebagai bahan bukti dasar untuk mengambil suatu keputusan, sekaligus sebagai alat ukur dari melakukan sebuah kegiatan. Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

· Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

· Arsip Aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

· Arsip Inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

B. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

C. Arsip Terjaga

Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyatakan arsip adalah sumber informasi yang autentik, utuh dan terpercaya. Pasal 17 ayat (1) huruf b dan ayat (3) huruf b mengamanatkan 

bahwa salah satu fungsi dari unit kearsipan pada pencipta arsip adalah mengolah dan menyajikan arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional.

Selanjutnya pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan  pengguna arsip yang berhak sebagaimana diatur dalam Pasal 42 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan menjelaskan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, 

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Pembinaan kearsipan dilakukan untuk membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional pada setiap pencipta arsip dan lembaga kearsipan sesuai dengan arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan.

Pembinaan kearsipan memiliki maksud dan tujuan. Adapun maksud dari pembinaan kearsiapn adalah mendukung terciptanya tertib administrasi kearsipan dan meningkatkan kualitas layanan prima kepada masyarakat/pengguna arsip serta penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna sejarah.

Pembinaan kearsipan bertujuan untuk mewujudkan terciptanya tertib administrasi kearsipan dan penyelamatan arsip dalam penyelenggara Kearsipan. Serta mewujudkan layanan prima kepada masyarakat/pengguna arsip dalam memberikan informasi melalui ketersediaan arsip yang baik dan lengkap.